В настоящее время для разработки сметной документации используется множество различных сметных программ. Может возникнуть ситуация, когда требуется в систему 1С загрузить сметы из другого программного комплекса. В этом случае как нельзя кстати подойдёт система «1С:Смета».
Такая ситуация может возникнуть у Заказчика при получении данных от проектных организаций, у Подрядчика при получении смет, прошедших экспертизу, у Экспертизы для получения сметных данных. Задачи загрузки могут возникать и в том случае, когда организация меняет свою учетную программу и ей необходимо мигрировать накопившиеся данные в новое ПО.
На первый взгляд кажется ничего сложного, все сметные программы предназначены для одинаковых задач: составление смет, актов и отчетов. Все используют сметно-нормативные базы, которые содержат расценки на различные виды работ, поправочные коэффициенты и лимитированные затраты. Все данные имеют определенную и достаточно строгую структуру и состав.
Однако на самом деле все не так просто. Любые данные для обмена делятся на исходные и расчетные. К исходным можно отнести данные о структуре сметы, её позициях, объемах работ, единичной базовой стоимости, примененных коэффициентах и дополнительных начислениях. К расчетным данным относится то, что вычислено уже в самой сметной программе: стоимости на объем работ, стоимости с поправочными коэффициентами, итоги по разделам и смете в целом, стоимости по видам работ и лимитированным затратам.
Сами расчеты смет в разных программах хоть и одинаковые, но концовки могут быть разными, как индивидуальное применение поправок, сложные манипуляции в итогах по смете или ее частях, различные подходы к округлениям и т.п.
В настоящий момент Минстрой РФ (в лице Главгосэкспертизы России) делает многое для унификации подходов к расчету данных в смете в контексте методики от 4 августа 2020 г. N 421/пр и это вылилось в схему формата GGE для обмена с экспертизой. Но ведь многие организации не проходят такую экспертизу, да и формат GGE не предназначен для обмена между сметными программами.
Поэтому один из самых часто используемых форматов для загрузки является формат GSFX (или XML) выгружаемый программой «Гранд Смета». Хотелось бы развеять сразу заблуждения, что если программы предназначены для одной задачи, то и все форматы должны быть читаемы между ними. Формально описание формата GSFX (или XML) присутствует на сайте разработчика, но не всегда актуально. Есть краткое описание самой схемы и комментарии с примером. На деле же приходится изучить не одну тысячу смет для корректной адаптации формата и разработки корректной загрузки данных. Это происходит уже на стороне 1С.
В сам формат GSFX (или XML) выгружается детальная информация, такая как: расценки, их базисные стоимости, их объёмы, значения и наименование поправок, индексы пересчета, значения НР и СП и другие. В результате у сметчиков могут возникнуть недоумения в связи с тем, что суммы по смете после загрузки их в систему 1С могут не сходиться до копеек. Наша система загрузит всю информацию, но сам расчет будет происходить уже внутри комплекса и по алгоритмам 1С:Смета, ведь она тоже является сметным ПО. В связи с тем, что в свое время не было никаких описанных алгоритмов по округлению, то каждая программа производила математические действия в том порядке, как считала это нужным, что в конце могло привести к незначительным расхождениям. Это надо понимать и принимать.
На ряде проектов нами реализуется сценарий загрузки итогов «как есть» без анализа корректности таких расчетов и попыток повторить их в 1С:Смета, но:
- во-первых, такие данные будут не полноценны с точки зрения учета в 1С;
- во-вторых, такие данные невозможно будет отредактировать, ведь любое изменение должно привести к перерасчету итогов.
Но в любом случае, загрузка смет из другой сметной программы — это огромная помощь для сметчика, так как сокращает время на введение сметы из другого программного комплекса в систему 1С.
Сама обработка для загрузки смет формата GSFX (или XML) находится на главном окне «Дерево смет» в меню «Импорт»
На самой форме «Обмен данными в формате Гранд Смета» есть различные настройки для более точной загрузки.
Можно выбрать пересчитывать ли единичную стоимость расценки по ресурсам во всех позициях или только в позициях где изменена ресурсная часть вручную сметчиком. Также воспользоваться дополнительным функционалом как: загружать акты вместе со сметой или догружать в существующую смету.
На самой форме обработки, после анализа формата, появится уточняющая информация по смете.
В связи с разной логикой сметных программ, при загрузке есть специальные таблицы с сопоставленными или обрабатываемыми данными, которые помогают более правильно загрузить смету в систему.
Одна их самых часто встречающихся ошибок - это не правильное назначение для позиций типа нормативного сборника и определителя. Для сметной программы 1С:Смета это одни из важных реквизитов для правильного расчета итогов в дельнейшем. В программе «Гранд Смета» такого функционала нет, система основывается на видах работ расценок. Для этого был создан и настроен (по возможности актуальной информацией) справочник соответствий.
При этом на стороне Гранда сметчик может и вручную задавать позициям индивидуальные виды работ и другие значения. Такие ситуации заранее мы предугадать на своей стороне не можем. Поэтому анализ со стороны сметчика, загружающего смету в систему 1С, всегда необходим. Необходимо вручную задать сопоставления данным. Если же сметчик не знает, что необходимо, у нас есть горячая линия техподдержки, куда можно задать вопросы по настройкам.
Отдельно стоит обратить внимание, что все выполненные настройки и сопоставления сохраняются в системе для повторного применения (в том числе другими пользователями системы) и, поскольку в среднем организация работает с одними и теми же объектами, контрагентами, сметными нормативами – то и загрузка каждой последующей сметы происходит быстрее, точнее и легче.
После заполнения всех настроек и формирования документа можно перейти в созданную в системе смету.
Если сумма по смете не сходится с печатной формой исходной сметы, следует проверить заданные настройки.
Примерный чек-лист по проверке смет после загрузки может выглядеть следующим образом:
| № | Действия |
| 1 | Сверить метод и методику расчета сметного документа; |
| 2 | Сверить состав лимитированных затрат; |
| 3 | Сверить итоги по документу и его разделам; |
| 4 | При необходимости проверить индексы на уровне документа; |
| 5 | При необходимости проверить поправочные коэффициенты по техническим частям, на демонтаж или условия производства работ; |
| 6 | Проверить корректную загрузку оборудования; |
| 7 | Проверить корректные нормативы НР и СП. |
Система 1С:Смета обладает уникальной способностью – мы рассчитываем текущую стоимость ресурсов и работ вне зависимости от того, как был получен в системе сметный документ и каким способом он был рассчитан. Это важно для передачи актуальных данных о стоимости в календарное планирование, ERP подсистемы или бухгалтерский учет. Именно об этой возможности рассказал один из наших Заказчиков.
В компании «Эрикос-ЦСП» можно приобрести курс по загрузке смет. На нем детально разбираются возможные форматы для загрузки, как выглядят в них исходные и расчетные данные, на что обращать внимание, если загрузка произошла не корректно. На курсе проводятся практические занятия, на которых разбираются как исходные сметы, так и полученный результат в 1С.
